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INDEPENDANT - CONSEIL
Fournisseurs : connaître et éviter les pièges
Revue PIC-INTER - n°287 - JUILLET - AOUT 2004
Référencements, prix, délais, garanties, clauses diverses… Rien de plus banal ! Banal en apparence. Dans certains cas, la relation avec un fournisseur peut virer au cauchemar. Comment naissent, vivent, ou meurent ces relations ? Comment déjouer des pièges parfois mortels pour l’entreprise ?
 La relation avec les fournisseurs représente un aspect fondamental de l'organisation commerciale. Si les stratégies, les méthodes et les outils mis en oeuvre varient selon les secteurs, il est clair que, s’ils sont sous-tendus par des objectifs économiques, il serait rapide de les résumer au seul rapport entre la prestation et le prix. Les fournisseurs faisant maintenant partie intégrante de la chaîne logistique d’un commerce, la gestion efficace des rapports avec eux devient un enjeu stratégique. Le choix du bon fournisseur est d'une importance capitale. De ce choix dépendent notamment la qualité et le prix du produit, le respect des délais de livraison et le niveau souhaité du service client. Dans le même esprit, il n'est pas forcément de l'intérêt d'un commerçant de changer trop souvent de fournisseur. C'est ce qu'ont très bien compris certaines entreprises, au sein desquelles il existe une "culture du fournisseur" fidèlement entretenue. Pour pérenniser et développer cette relation que l'on a eu souvent tant de mal à construire, il est nécessaire que chaque partie soit engagée dans le même objectif. La fiabilité du fournisseur et la relation commerciale entretenue avec lui sont donc des critères essentiels.
"Cinquante chaises de jardin livrées avec des coussins présentant des tâches de rouille m’avaient été livrées par mon fournisseur habituel. Or, les coussins ne pouvaient pas être proposés aux clients et les chaises ne pouvaient pas être vendues sans les coussins. En relisant mon contrat je me suis rendu compte qu’il ne mentionnait que le remplacement des chaises de jardin défectueuses mais rien pour les coussins. J’ai dû recommander des coussins et les payer deux fois." Les déboires de ce gérant d’une jardinerie de Vannes dans le Morbihan démontrent bien que les termes du contrat de vente sont importants. Ce commerçant, dès lors qu’il avait signé le bon de commande, y consentait sans possibilité de négocier avec son fournisseur. D’où la nécessité de bien gérer ses achats et de prendre toutes les garanties. Surtout quand on sait que les entreprises consacrent 68% de leur chiffre d'affaires aux achats. Et, gagner 1% sur les achats équivaut souvent, en termes de marge, à faire 10% de chiffre d'affaires en plus. Une cascade de prescriptions et de contraintes s’imposent donc.
"C’EST NOUS QUI IMPOSONS
NOS CONDITIONS AUX FOURNISSEURS…"
Annie Dupire, Directrice commerciale chez Gérard Pasquier, enseigne de prêt-à-porter féminin |
 "Dans les relations avec les fournisseurs il est très important d’être vigilants. Il ne faut pas craindre de remettre en cause les conditions générales de vente. Chez Gérard Pasquier, nous avons peu de problèmes puisque c’est nous qui imposons nos conditions aux fournisseurs. Tous les documents produits par les fournisseurs sont lus et relus attentivement. Tout le monde ne lit pas toujours les petites lignes, très petites et bien cachées. Nous y faisons attention dans la mesure où elles peuvent dissimuler des pièges. Dès que nous avons un gros marché nous n’hésitons pas une seconde : les documents des fournisseurs et même les nôtres sont transmis à notre service juridique intégré pour vérification."
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INDISPENSABLE :
UN CONTRAT PRECIS
Selon les règles du Code civil, un contrat est juridiquement conclu lorsqu’il y a accord sur la chose et sur le prix. On peut donc considérer qu’un bon de commande mentionnant la quantité, le prix, le lieu et la date de livraison est suffisant. Oui, dans le cadre d’une commande de produits très basiques. Dès que la nature des biens fournis devient plus complexe, il est indispensable de fixer les termes précis du contrat de vente. Celui-ci est généralement rédigé par le fournisseur. Certaines clauses apparaissent souvent au verso du bon de commande et, si elles figurent au recto, elles sont toujours, ou presque, imprimées en caractères microscopiques. "Il faut être vigilant et définir clairement les éléments de base", affirme notre commerçant de Vannes. "Les mentions vagues peuvent donner lieu à diverses interprétations. J’en ai fait les frais avec mes coussins." Il est donc important de préciser par écrit et avec le plus de détails possibles : la nature de la marchandise (référence, dimensions…), la quantité, le prix (HT et TTC. Eviter : "prix catalogue"), la date de livraison "impérative", le lieu précis de livraison (éviter : "livraison au magasin") et enfin, garante de la meilleure protection, la clause résolutoire. Si les règles indiquées ne sont pas respectées, et en l’absence de conditions générales de ventes (CGV), s’il y a litige, c’est le tribunal de commerce qui interprétera le bon de commande.
"Le fournisseur doit faire figurer dans ses CGV : le montant, les modalités et les conditions selon lesquelles tout acheteur peut bénéficier de réductions du prix."
ALAIN COHEN-BOULAKIA, avocat spécialisé en droit des affaires |
 "La circulaire Dutreil du 16 mai 2003 recommande au fournisseur l’établissement de CGV (leur absence pouvant constituer une présomption de discrimination) et lui impose de les communiquer " à tout acheteur de produit ou demandeur de prestation de services qui en fait la demande ", sauf, bien heureusement, lorsque le demandeur est un fournisseur concurrent. Il doit faire figurer dans ses CGV : le montant, les modalités et les conditions selon lesquelles tout acheteur peut bénéficier de réductions du prix. Apparaît alors le principe selon lequel le fournisseur peut appliquer des " différenciations tarifaires "entre ses clients, avec toutefois une particulière attention portée à ne pas pratiquer de " discrimination positive". Bienheureux toutefois, celui qui pourra poser en dogme " Ici est la frontière entre la différenciation tarifaire autorisée et la discrimination prohibée ". Il conviendra donc pour le fournisseur avide de négociations commerciales de faire preuve de mesure dans la forme de ces dernières et de s’imposer les règles suivantes :
- Etablir des conditions générales de vente précises et différenciées par catégorie de clients (grossistes, détaillants …) ;
- Négocier les conditions particulières de vente, sous réserve que le traitement différencié qui en résulte apparaisse justifié, soit par une contrepartie réelle et proportionnée, soit par la spécificité de la relation commerciale (telles que demandes du client portant sur les modalités de livraison, de stockage ou de délais de règlement, remises qualitatives en contrepartie de services rendus par l’acheteur et n’étant pas détachables de l’opération d’achat-vente) ;
- Accepter que tout acheteur d’une même catégorie, proposant les mêmes conditions d'achat, puisse bénéficier des mêmes avantages. La circulaire recommande aux parties d’établir une convention annexe aux CGV, définissant les conditions particulières et les réductions tarifaires qui, elles, figureront sur les factures. En effet, les critères objectifs qui président à la négociation de ces conditions particulières sont communicables à tout acheteur qui sollicite le bénéfice de conditions comparables, alors que les accords particuliers eux-mêmes ne sont pas soumis à cette obligation de communication prévue par l’article L 441-46 du Code de Commerce. "
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A LIRE ATTENTIVEMENT :
LES CGV
Les conditions générales de vente (CGV) devraient être le point de départ de toute négociation entre un fournisseur et un commerçant. Etablies en général par le fournisseur, elles visent à informer le commerçant, préalablement à toute transaction, du barème de prix et des conditions de vente. Elles permettent également à l'acheteur de s'assurer qu'il ne fait pas l'objet d'un traitement particulier (parfois discriminatoire) de la part de son fournisseur. C'est pourquoi, et bien que le Code de commerce n’impose pas d'établir des conditions générales de vente, leur rédaction est vivement recommandée. Ainsi les commerçants ont tout intérêt à faire établir des CGV les plus détaillées possible intégrant notamment, davantage d'éléments qualitatifs. Et comme les CGV sont à l’avantage de la partie qui les rédige, une lecture détaillée par l’autre partie est indispensable. En d’autres termes : il faut tout lire. Pour la jurisprudence, un commerçant digne de ce nom, n’est pas considéré comme un profane mais comme un professionnel. Et les CGV signées engagent les parties sans possibilité de contestation.
Au delà de la description détaillé du produit, elles doivent faire apparaître :
- Les délais de livraison : il est utile de préciser une date butoir.
- Les conditions de règlement : celles-ci précisent le délai de règlement et les modalités de calcul et conditions d'application des pénalités applicables en cas de retard de paiement.
- Les rabais et ristournes : Le montant et les modalités selon lesquelles tout acheteur peut bénéficier de réductions de prix, qu'il s'agisse de rabais, de remises ou de ristournes, ainsi que les conditions dans lesquelles elles sont consenties. La loi du 15 mai 2001 fixe le délai de paiement au trentième jour suivant la date de réception des marchandises. Au delà, le taux d’intérêt de retard (3,20% pour 2004) est applicable.
- Les escomptes : Cette mention est destinée à inciter à une réduction des délais de paiement. Si un fournisseur ne souhaite pas octroyer d'escomptes pour paiement anticipé, une mention en informant le commerçant demeure indispensable.
- Les garanties : la loi dit "la garantie légale des vices cachés est accordée de plein droit au client". C’est flou. Les dégâts peuvent être multiples et variés et pas obligatoirement remboursés. Il faut donc que le fournisseur s’engage à remplacer rapidement tous les produits défectueux faisant l’objet de la commande. Par ailleurs, la technicité de certains produits place le commerçant dans le même état d’ignorance qu’un consommateur. Le contrat devra alors être suffisamment détaillé sur les éléments techniques des produits. Le fournisseur doit s’engager sur la mise en route et le bon fonctionnement d’un matériel puis sur la maintenance.
On le constate, les CGV constituent le cadre de la négociation commerciale. Mais si les clauses ne sont pas satisfaisantes, elles peuvent donner lieu à négociation avant la signature. Dans ce cas, un écrit est exigé, par fax, par courrier recommandé si le fournisseur est récalcitrant ou par e-mail (juridiquement valable depuis peu). Si aucun accord n’est possible avec le fournisseur il faut annuler la commande et refuser la livraison par écrit.
LA CIRCULAIRE DUTREIL
(JUIN 2003) |
 Elle recommande d’établir des CGV en précisant que leur absence peut constituer une présomption de discrimination. Elle rappelle le principe de l’art. L.441-6 du C de C qui fait prévaloir les conditions de vente sur les conditions d’achat à défaut d’accord entre les parties. Elle ajoute que l’obtention d’une renonciation par le fournisseur à ses CGV pourrait être considérée comme une discrimination abusive. Elle légitime la différenciation tarifaire liée aux délais de règlement et à l’escompte pour paiement anticipé. Elle autorise l’établissement de CGV différenciées par catégorie de client et elle entérine que le vendeur reste libre de refuser de vendre (loi Galland 1/7/1996), sauf comportement fautif ou faussant la concurrence.
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FOURNISSEURS MONDIAUX :
NEGOCIATIONS DIFFICILES
Avec la mondialisation de l'économie, beaucoup d'entreprises considèrent qu'une politique d'approvisionnement limitée au marché national est trop restrictive. Alors, elles parcourent le monde à la recherche des meilleures conditions de prix, de technologie, de livraison et de qualité. Mais, si les avantages de faire appel à des fournisseurs internationaux peuvent être importants, une telle décision n'est pas sans risque. Parmi les principales raisons qui poussent à l'adoption d’un approvisionnement mondial, on trouve entre autres : de substantielles économies découlant d’un bas coût du travail, des taxes et des impôts moins élevés, une baisse de la pression syndicale. Mais l'expérience montre que, dans la plupart des cas, les problèmes rencontrés sont justement dûs à une évaluation insuffisante des coûts, de la qualité et des délais de livraison. Une grande marque de vêtements de sport qui se fournit presque exclusivement en Asie (pour profiter des très faibles salaires de la région) a vu ses coûts augmenter subitement suite à des revendications des salariés. Elle a été contrainte "d'aller voir ailleurs" pour trouver d'autres sites de production meilleur marché. Ce changement a fait planer une incertitude sur la qualité des vêtements, un des objectifs clefs de l'entreprise.
Il est donc clair que, dans certaines circonstances, se focaliser exclusivement sur les coûts peut avoir des conséquences regrettables. Il faut également apprécier les risques qui peuvent être liés aux fluctuations des taux de change, aux longs délais d’approvisionnement et à la situation politique du pays. Bon nombre d’entreprises qui se fournissent en Chine, par exemple, conscientes du risque politique encouru, intègrent ce paramètre dans toutes leurs décisions relatives à l'approvisionnement. Enfin, il faut prendre en compte l'image de l'entreprise. De nombreux fabricants de chaussures de sport sont souvent sur la défensive, forcés de réaffirmer une certaine éthique mise à mal par un approvisionnement dans des pays où l’on fait travailler des enfants. Le fabricant de vêtements de sport cité plus haut considère la qualité comme un de ses principaux arguments commerciaux, mais suit pourtant une stratégie de type "au coup par coup". L'incertitude quant à la qualité des vêtements n’est pas en phase avec l'importance de son objectif. D’où la nécessité d’établir des relations suivies avec plusieurs fournisseurs. Une façon comme une autre de démultiplier les risques !
UNE BONNE PROTECTION :
LA CLAUSE RESOLUTOIRE |
Cette clause définit les conditions de rupture du contrat s’il n’est pas respecté par les parties en présence. C’est le seul dispositif permettant de prévoir les cas où la rupture est automatique. Par exemple, elle peut mentionner : "le contrat sera rompu si les produits ne sont pas conformes au bon de commande N°…". Elle doit par ailleurs indiquer les obligations qui seront sanctionnées selon une formule très précise ne pouvant pas être contestée par le fournisseur. Stipulée "de plein droit", la clause permet de rompre automatiquement le contrat sans passer par le juge. Prévue "de plein droit et sans sommation", elle permet la rupture sans préavis ni mise en demeure. La mise en demeur étant sous-entendue, si les termes "sans mise en demeure" ou "sans sommation" ne figurent pas dans la clause, il faudra un certain délai pour mettre fin au contrat. Il faudra alors envoyer au fournisseur un courrier recommandé lui accordant un délai (de huit à trente jours) pour s'acquitter de ses obligations. Il est important de vérifier qu'en cas de résiliation il y a la possibilité de demander des dommages et intérêts en plus du remboursement. |
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